Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Sikklus Pengeluaran: Keputusan-keputusan penting
- Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
- Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
- Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
- Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
- Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?
- Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
- Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
- Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
- Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
- Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
- Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
- Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
- Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
- Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
- Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
- Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
- Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
- Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
- MRP (material requirement planning)
- JIT (just in time)
Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?
- Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
- Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
- Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
- Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
- Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
- Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Apakah keputusan penting itu ?
- Menetukan pemasok (vendor)
Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
- Harga, kualitas bahan baku
- Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
- Memutuskan apakah menerima pengiriman
- Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
- Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan): Menyetujui Faktur Pemasok
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
- Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
- Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
- Sistem tanpa voucher
- Sistem Voucher
Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
- Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
- Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
- Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
- Kasir menyetujui faktur
- Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
- Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
- Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
- Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
Kebutuhan Informasi
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
- Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Siklus Pengeluaran
Hutang Dagang
- Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
- Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
- Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
- Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
- Valid, otorisasi transaksi dicatat.
- Transaksi dicatat secara akurat.
- Ø Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
- Ø Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.
- Ø Apakah ancaman-ancaman itu ?
– Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan
– Meminta barang yg tidak dibutuhkan
– Membeli dengan harga yg dinaikkan
– Membeli barang berkualitas rendah
– Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
– Komisi (kickbacks)
- Menerima barang yang tidak dipesan
- Membuat kesalahan dalam penghitungan
- Mencuri persediaan
- Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
- Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
- Kehilangan data
- Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?
– Sistem pengendalian persediaan
– Analisis kinerja pemasok
– Persetujuan permintaan pembelian
– Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
– Konsultasi daftar harga
– Pengendalian anggaran
- Gunakan daftar pemasok yang disetujui
- Persetujuan pesanan pembelian
- Pemesanan pembelian sebelum penomoran
- Larangan hadiah dari para pemasok
- Insentif ke semua rekening pengiriman
- Pengendalian akses phhisik
- Cek ulang akurasi faktur
- Pembatalan pengepakan voucher
Tidak ada komentar:
Posting Komentar